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Las fiestas se terminaron. Ya no más panetón, ni amigo secreto, ni reuniones de celebración. Volvemos a nuestra vida de verdad, a la realidad y que mejor que aprovechar el nuevo año para establecer propósitos y hacer que nuestro negocio sea mejor y enfrente el 2019 de la mejor manera. 

Pero antes de planear, lo primero debería ser ordenar nuestro entorno más inmediato y nos referimos al escritorio. Sin importar como sea, grande o chico, moderno o tradicional, un cubículo o una mesa, todos tenemos un espacio que utilizamos para trabajar y es importante tenerlo ordenado. El orden influye en todos los ámbitos de nuestra vida. Tener un espacio de trabajo estructurado de forma óptima te permitirá rendir mucho más. Descubre cómo con estos consejos ganarás en productividad y luego de tenerlo ordenado podrás empezar a planear:

1. Primero deja la mesa de trabajo limpia: Saca todo  de la parte superior de tu escritorio y colócalo en el piso o en una mesa cerca de ti. Tira todas las cosas que no necesites como papeles viejos, revistas que quería leer y no lo hiciste, informes del año pasado, reportes desactualizados, etc, etc etc. Tú mejor que nadie sabes que no sirve. Si no lo leíste en el 2018 no lo harás en el 2019. Bota todo.

2. Sólo quédate con lo que usas: Decide que útiles de escritorio realmente usas. Conserva lo que realmente vas a utilizar. Guarda los excedentes. Si mantienes un artículo de cada categoría los utilizaras hasta que se gasten y podrás reemplazar. No tengas cientos de lapiceros o lápices, tres resaltadores, dos engrapadoras. Quédate sólo con lo que usas.  Es importante que acomodes tus útiles de acuerdo a tu flujo de trabajo; es decir, que si eres de los que se organiza de izquierda a derecha, en ese orden de jerarquía deben estar tus objetos.

3. Coloca los artículos grandes primero: Esos objetos que son usados con mucha frecuencia como el teléfono, libros y el calendario debes acomodarlos primero. Recuerda hacer espacio en el centro para tu computadora o laptop.

4. Las cosas medianas. Cosas como fotos, libretas de notas y archivadores. Colócalos donde estén a la mano y de forma inteligente. Una buena opción es organizar los archivos por colores, esto te facilitará encontrarlos. Recuerda no tengas muchos papeles, procura tener todo digitalizado de ser posible y evitar tener papeles físicos.

5. ¿Qué hacer con las cosas pequeñas? Haz que ésta sea la última parte del proceso de organización. En esta categoría están, los clips, las grapas, los post it o elementos pequeños que son extremadamente necesarios. Procura guardarlos todos en el mismo lugar, ya sean cajoneras, contenedores o bandejas. Hay una gran variedad en el mercado y son muy baratas.

6. No tengas papeles sueltos sobre el escritorio:  Crea dos archivadores con los rótulos, entrada y salida de modo que sepas en cuales estás trabajando y cuales están terminados.

Ten en cuenta que:

  • Un escritorio debe ser ordenado de modo que pueda ser confortable y un lugar agradable donde trabajar.

  • Los elementos que son necesarios más a menudo pueden ser colocados en un cajón en vez de dejarlos encima del escritorio. Así también reduces el riesgo de tirarlos o romperlos con un desafortunado movimiento con el codo.

  • Reduce los adornos que tengas en tu escritorio. Es cierto que siempre es lindo tener una planta en la oficina, esto no significa que tengas que atestar tu escritorio con un sinfín de pequeños adornos. 

  • Desarrolla un sistema de recepción, así sabrás dónde va cada cosa a medida que las recibas y a medida que las termines.

  • Aprovecha tus paredes. Si tu lugar es reducido puedes colocar archiveros verticales en la pared. Esto, además de ahorrar espacio le dará una imagen fresca y moderna a tu oficina.

Pero principalmente bota todo lo que puedas.

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